場所の確保は意外と重要課題ですよね。参加人数が決まらないと場所の規模を決めることが難しく、場合によっては費用の負担が発生したりします。一度や二度の話ならまだしも、定例会ともなれば毎回のことになって不満が鬱積します。
いつ、どこで活動するのかを明確にすることが大原則です。一見、矛盾するようなことですが、人は時間と場所が決まっていなければ、決意して調整することができません。
そもそも定例の集会では全員が集まれないことが問題ではありません。出席率の優秀な人とそうでない人とを、密かに選別することが目的なのです。出席は人の真面目さが如実に現れるからです。
ですから最初に考えなければならないのは場所の確保という問題になります。自宅の一部を開放できるのであれば、問題がないようにも思えますが、誰かの自宅では、提供する側も利用する側もストレスがかかるものです。
利用できる自宅以外の場所には有料の場所と無料の場所とがあるので適時組み合わせることがオススメでしょう。例えばホテルのロビーはビジネスの定番になっています。ホテルのロビーなら空調も万全ですし、待ち合わせなどに最適です。
あるいは公民館の集会所など公共施設の利用は意外と快適かもしれません。事前に手続きが必要ですが、概ね料金も抑えられていますが、自治体ごとに多少変化することが気になります。
予約などの手続きに手間がかかったりしますので、人的余裕が出てこないと難しいかもしれません。手続きをいとわない方であれば、十分に利用価値があります。
学校などキャンパス中の施設は基本無料ですが誰でも利用できるわけではありません。内部関係者が必要になってきます。サークルでは学生が中心になっていますので、ここ数年間はキャンパスを利用しています。
スケジュール（計画）を立てることが得意でない日本人は意外と多くて驚くことがあります。海外の友人と話をしていると、彼らは常識的に行動の計画を熱心に考える習慣があるようです。
直前に開催の連絡があるのは仕方がないことだけど困りものです。これを回避するために、余裕ある時間を設定する工夫をします。それでも予定と変更の問題。遅刻・欠席の連絡に対処しなければなりません。
場所と時間をどのように扱うのか、実行してきた定例集会の原則を紹介しておきます。まず罰則によるコントロールは困難だという意識を持たなければなりません。コミュニティから阻害されることから明確な不利益がないからです。
定例会は出席率を（５０％以上に）上げることが目標にすることで企画者の精神的負担が大幅に軽減されます。むしろ、少ないほうが親密な交流ができると考えましょう。
ただし少ないとはいっても、葛藤状況にならないために１対１になることを避けてきました。二人だけになってしまった場合は簡単にお茶をして散会してしまうほうがよいのです。多様な人を集めるコミュニティだけに葛藤状況はできるだけ避けるのが得策です。
費用が発生することも多いのです。細かいことですが、割り勘は１００円単位で。１０円単位を切り上げてコミュニティの活動費に繰り入れるようにしておくことで、わずかでも全体の活動費が蓄積できることは、内緒のコツでしょう。
場所と時間以外の大切な心がけとして。集まりにテーマがある時は事前に報せておくことで、習慣的にコミュニティに参加するように誘導することができます。また、興味を持たれやすいテーマを考えて告知する。これらはプチコミュニティの工夫のしどころといえます。